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fonctionnalités
Une solution de gestion électronique de courrier unique !
Comment partager le courrier entre différentes personnes ?
Le courrier peut être partagé entre différentes personnes simplement :
Une fonctionnalité permet d'ouvrir des discussions sur un courrier enregistré dans LA-GEC.
Les personnes faisant partie du groupe de discussion peuvent voir le courrier mais ne peuvent pas le modifier.
Exemple concret :
Le service Courrier enregistre un CV reçu et l'attribue à Paul du service Finance.
Paul ouvre une discussion avec le service RH. Le service RH a accès au CV, il peut voir les
informations du courrier (catégorie, urgence, importance, etc.). Il pourra contacter
le candidat et informer Paul de l'évolution du recrutement dans la conversation.
Comment transférer rapidement un courrier à une personne ?
Une erreur d'aiguillage du courrier et vous avez dans votre boite courrier un courrier qui ne vous concerne pas ?
Pour le transférer, rien de plus simple : un bouton "Transférer" vous permet d'attribuer le courrier à une autre personne de votre organisation.
Exemple concret :
Le service Courrier enregistre un devis reçu et l'attribue à André du service Finance.
Les devis doivent normalement être attribués au service Achat, quel que soit l'objet du devis.
André peut simplement transférer le courrier au service Achat.
Il ne verra plus le courrier dans sa boite et le service Achat
pourra gérer le courrier comme s'il lui avait été attribué directement.
Comment mettre un rappel sur un courrier ?
Un courrier à traiter dans une semaine ?
LA-GEC vous permet de créer un rappel à un jour et une heure précise.
Il est possible d'ajouter un titre et une description facultative à votre rappel.
A tout moment, vous pouvez modifier, ajouter ou supprimer un rappel.
Vous pouvez également ajouter le courrier à vos favoris pour le retrouver plus rapidement.
Exemple concret :
Vous organisez la rencontre des associations dans votre ville, vous avez envoyé à chaque association un courrier à J-60. Vous voulez rappeler par email aux associations
à J-15 l'événement. Vous pouvez ajouter un rappel sur le courrier : "Envoyer un email de rappel aux associations".
A J-15 9h15, vous serez notifié (par email et dans l'application) du rappel, il ne vous reste plus qu'à envoyer votre email !
Quelle traçabilité sur un courrier ?
Une fois le courrier enregistré dans LA-GEC, celui-ci conserve l'historique des actions effectuées.
Vous retrouverez dans l'historique du courrier à quelle date/heure le courrier vous a été attribué, quand est-ce qu'il a été lu,
quand est-ce que vous avez apporté des modifications (catégorie, urgence, importance), si le courrier vous a été transféré, etc.
Exemple concret :
Un courrier recommandé arrive et il est attribué à la mauvaise personne.
Le courrier est transféré 3 jours plus tard à la bonne personne qui n'a pas le temps de répondre à temps au courrier.
L'expéditeur se plaint de ne pas recevoir la réponse à temps. L'historique permet de retracer ce qu'il s'est passé sur le courrier
et d'améliorer les processus pour ne plus reproduire l'erreur qui a causé un retard de réponse.
LA-GEC permet-elle de vérifier la qualité de service rendue aux usagers ?
LA-GEC intègre une partie qualité, si par exemple, vous utilisez le référentiel Qualiville®.
Vous pouvez créer des types de réponse (réponse de 1er niveau, réponse définitive, etc.).
LA-GEC vous permet de mesurer le temps de réponse pour chaque courrier. Vous pouvez exporter les résultats dans Excel pour les trier par service, type de courrier, etc.
Exemple concret :
Vous demandez à être certifié Qualiville, ou simplement si vous souhaitez étudier la qualité de service rendue à vos clients ou usagers ?
Accédez à la page "Courriers statistiques", un tableau vous indique les informations du courrier et vous voyez pour chaque type
de réponse la date de réponse avec le nombre de jours mis pour ce type de réponse.
Quelle ergonomie propose LA-GEC ?
L'application LA-GEC a été étudiée pour être simple d'utilisation tout en ayant une souplesse de paramétrage.
Notre application peut trier les courriers en fonction de l'importance et l'urgence du courrier.
LA-GEC peut facilement être modifié par nos équipes pour répondre à vos demandes de fonctionnalités !
Exemple concret :
Tout le monde utilise les emails, nous avons donc basé l'ergonomie sur l'utilisation des logiciels les plus connus, ce qui permet une prise en main rapide.
La gestion des droits utilisateurs permet également de supprimer les pages et fonctionnalités qui ne seraient pas utilisées.
Ainsi, l'utilisateur se retrouve avec le strict nécessaire, ce qui permet de lui faciliter la gestion de ses courriers.